Forhandlinger ved offentlige anskaffelser
I noen anskaffelser gjennomfører oppdragsgiver konkurranse med forhandling. Leverandørene får da muligheten til å forbedre sine tilbud etter oppdragsgiver har gitt en tilbakemelding på sterke og svake sider.
Kontaktpersoner
I de såkalte nasjonale anskaffelsene (under EØS-terskelverdi) står oppdragsgiver fritt til å velge denne konkurranseformen. I EØS-anskaffelsene kan denne konkurranseformen bare brukes hvis visse vilkår er oppfylt, f.eks. at det ikke er mulig på forhånd å utforme kravspesifikasjonen tilstrekkelig presist.
Utvelgelse til forhandling
Oppdragsgiver har på forhånd angitt om det skal forhandles med alle tilbydere, eller om bare noen av disse går videre til forhandlinger. I sistnevnte tilfelle skal det fremgå av konkurransegrunnlaget hvordan utvelgelsen skal skje.
Gjennomføring av forhandlinger
Forhandlinger kan gjennomføres enten i møter eller skriftlig, eller gjennom en kombinasjon av disse. Uansett er det lurt at det lages en skriftlig oppsummering av hva som er diskutert i forhandlingen. Dette sikrer etterprøvbarhet senere i prosessen. I forhandlingene bør oppdragsgiver være tydelig på sterke og svake sider ved de enkelte tilbudene, slik at leverandørene kan justere tilbudene sine på en måte som oppdragsgiver er tjent med. For tilbyderne er det tilsvarende viktig å være lydhør med hensyn til hva oppdragsgiver påpeker, og også hva som ikke nevnes. Ofte kan det være lurt å spørre oppdragsgiver hva de tenker om de forholdene ved tilbudet som ikke er tatt opp.
Inngivelse av revidert/endelig tilbud
Oppdragsgiver kan be om flere reviderte tilbud underveis i prosessen. Når forhandlingene går mot slutten, skal det settes en siste frist for levering av endelig tilbud, som skal være felles for alle tilbydere.
Ved inngivelse av revidert/endelig tilbud er det viktig å følge oppdragsgivers instruksjoner. Skal f.eks. hele tilbudet inngis på nytt, eller skal det kun angis hva som er endret?
Har du behov for juridisk bistand?
Advokatfirmaet Økland har betydelig kompetanse innenfor offentlige anskaffelser og vi bistår på alle trinn i prosessen. Ønsker du hjelp til å forberede eller gjennomføre forhandlinger i forbindelse med en anskaffelse? Ta kontakt ved å fylle ut kontaktskjemaet nedenfor.
