Nedbemanning

Nedbemanning er en utfordring mange virksomheter kan møte, hvor økonomiske, strukturelle eller teknologiske endringer nødvendiggjør reduksjon i arbeidsstyrken.

Kontaktpersoner

Lars-Henrik Windhaug

Partner

Mer informasjon

Ragnhild Martinsen

Senioradvokat

Mer informasjon

Nedbemanning

Hva er nedbemanning?

Nedbemanning er en varig reduksjon i antall ansatte der det er virksomheten som tar initiativ til – og gjennomfører – oppsigelsene på grunn av forhold ved virksomheten, og ikke på grunn av den enkelte ansatte.

I likhet med oppsigelser på grunn av arbeidstakers forhold, må også oppsigelser på grunn av virksomhetens forhold oppfylle et saklighetskrav. Vurderingene som virksomheten må gjøre ved nedbemanning skiller seg fra situasjonen hvor oppsigelsen gis på grunn av arbeidstakers forhold. I et annet innlegg har vi beskrevet hvordan du som arbeidsgiver må gå frem ved oppsigelse av én enkelt ansatt grunnet forhold som skyldes den ansatte.

Hvilke forhold kan danne grunnlag for en nedbemanning?

Arbeidsmiljøloven krever at en oppsigelse grunnet virksomhetens forhold har saklig grunn, se arbeidsmiljøloven § 15-7. Men ut over dette sier ikke loven noe om hvilke årsaker som kan begrunne en nedbemanning.

Årsakene til at en bedrift må nedbemanne kan være sammensatte. Det kan være snakk om både kostnadsreduksjoner på grunn av lavere inntjening, økte kostnader, overtallighet som følge av endrede rammebetingelser eller endringer i produktporteføljen, eller bedriften kan ha knyttet til seg ny teknologi og nye løsninger som reduserer behovet for ansatte.

Det kan også være sammensatte årsaker som ledet til en beslutning om nedbemanning. Kjernen i en nedbemanningsprosess er imidlertid at virksomheten forsøker å tilpasse utgiftene sine for å møte fremtidige utfordringer. Da er lønnskostnadene ofte sentralt å vurdere, fordi de for mange virksomheter utgjør en høy andel av de faste utgiftene.

Det er imidlertid ikke slik at virksomheten må gå i underskudd for å nedbemanne. Også virksomheter som går med overskudd kan gjennomføre nedbemanninger, dersom dette samlet sett anses saklig.

Stegene i en nedbemanningsprosess

Steg 1: Forberedelser til nedbemanning

Det første arbeidsgiver må gjøre i en nedbemanningsprosess er årsaken til, og behovet for, å nedbemanne. Er utfordringene i virksomheten egentlig relatert til én enkelt ansatt som ikke fungerer? Da er ikke nedbemanning riktig virkemiddel å bruke.

På dette stadiet er det viktig å kartlegge de bakenforliggende forholdene og sørge for underlagsdokumentasjon for den videre prosessen. Årsregnskap, halvårsregnskap og tertialrapporter mv. kan være gode hjelpemidler.

Det er viktig at arbeidsgiver spør seg om det er andre, mindre inngripende tiltak som kan iverksettes før man går til det drastiske skritt å si opp ansatte. Reforhandling og avslutning av avtaler bør alltid vurderes før oppsigelser.

Ved en rettslig tvist om sakligheten av en oppsigelse grunnet nedbemanning fører domstolen kontroll også med det underliggende behovet for å gå til oppsigelse. Vi anbefaler derfor alltid at man skriftliggjør vurderingene i denne delen av prosessen.

Steg 2: informasjon og drøftelser underveis i nedbemanningsprosessen

I forbindelse med nedbemanning har arbeidsgiver en generell plikt til å gi informasjon og gjennomføre drøftelser i medhold av arbeidsmiljøloven kapittel 8. Reglene gir et selvstendig og generelt grunnlag for informasjon og drøftelser, men innebærer ingen begrensning i andre regler om informasjon og drøftelser ved nedbemanning. Reglene kan også suppleres av tariffbestemte medbestemmelsesrettigheter.

Drøftelsesreglene etter kapittel 8 gjelder «i virksomhet som jevnlig sysselsetter minst 50 arbeidstakere». Men også i de tilfeller der virksomheten ikke sysselsetter minst 50 arbeidstakere, eller man ikke står ovenfor en masseoppsigelse, er det fortsatt gode grunner til å gjennomføre en god drøftingsprosess. Drøftingsprosessen gir arbeidsgiver best mulig beslutningsgrunnlag til om nedbemanning skal foretas eller ikke. Ansatte ser virksomheten med andre øyne, og kan være en verdifull kilde til informasjon.

Drøftelsesplikten i § 8-1 er en plikt for arbeidsgiver til å drøfte spørsmål av betydning for arbeidstakernes arbeidsforhold med «tillitsvalgte». Med begrepet tillitsvalgt er det imidlertid lagt til grunn en videre forståelse enn tillitsvalgte i tariffrettslig forstand. Det er ikke avgjørende om virksomheten har valgte tillitsvalgte. Arbeidsgiver har likevel en plikt til å sørge for at informasjon og drøftelser finner sted. I mangel av formelle tillitsvalgte må arbeidsgiver finne andre egnede representanter for de ansatte. Normalt bør de ansatte anmodes om å velge en representant. Det sentrale er at arbeidsgiver skal informere og drøfte med egnede representanter for de ansatte.

Drøftelsesplikten skal sikre en grundig og veloverveid beslutning. De ansattes representanter bør i den forbindelse oppfordres til å komme med innspill med hensyn til alternativ til oppsigelser, og tiltak som vil kunne begrense skadevirkningene av eventuelle oppsigelser. Arbeidsgiver må vurdere de innspill arbeidstakers representanter kommer med.

Brudd på regler om drøftelser og informasjon kan føre til at arbeidsgivers beslutning om nedbemanning kan bli kjent ugyldig, eller at beslutningen ikke uten videre får virkning etter sitt innhold.

For å sikre etterprøvbarheten, må det utarbeides referater og protokoller fra møtene som utarbeides underveis i nedbemanningsprosessen. I tillegg til å drøfte omstillingstiltakene med de ansattes representanter skal planer om rasjonalisering også fremlegges for arbeidsmiljøutvalget dersom virksomheten har slikt, jf. aml § 7-2 annet ledd bokstav d.

Steg 3: beslutning om nedbemanning i styret

Når informasjon og drøftelser er gjennomført, må spørsmålet om nedbemanning behandles i kompetent selskapsorgan. Vanligvis er dette styret. Vedtaket om nedbemanning må begrunne og påpeke behovet for nedbemanning. Vi anbefaler som regel at det overlates til administrasjonen å gjennomføre nedbemanningen innenfor angitte rammer som kostnadsrammer og/eller omtrentlige antall årsverk. Vedtaket fra styret skal ikke inneholde navn på personer som kan bli berørt av nedbemanningen.

I tillegg til vurderinger av nedbemanningsbehovet, bør selskapet på et innledende stadium foreta vurderinger med hensyn til fremdriftsplan for prosessen, mulige utvelgelseskriterier og evalueringsskjema. Dersom det er hensiktsmessig, kan det utarbeides forslag til nytt organisasjonskart. Det er viktig at organisasjonskartet og de øvrige dokumentene ikke inneholder navn, kun stillingene som er tenkt videreført etter nedbemanningsprosessen er gjennomført.

Arbeidsgiver har en informasjonsplikt etter aml. § 8-1 og en plikt etter aml § 4-2 til å sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Styret bør derfor også vurdere om det skal avholdes et informasjonsmøte om mulig nedbemanning for de ansatte. Et slikt informasjonsmøte kan være en nyttig informasjonskanal, men det kan også skape uro i organisasjonen. Det bør derfor alltid vurderes nøye når, og hvordan man skal gå ut med informasjon om nedbemanningen.

Steg 4: Utvelgelseskrets og utvelgelseskriterier i nedbemanningsprosessen

I prinsippet kan utvelgelseskretsen omfatte hele virksomheten eller kun bestemte deler av denne. Deler av virksomheten kan for eksempel være avdelinger, virksomhetsområder, osv. Det er imidlertid ikke slik at arbeidsgiver står helt fritt til å fastsette den utvelgelseskretsen som finnes hensiktsmessig.

Dersom utvelgelseskretsen skal begrenses, må begrensningen være saklig begrunnet. Ved vurderingen av om begrensning av utvelgelseskretsen er saklig, vil konkrete omstendigheter som for eksempel virksomhetens økonomi være av betydning. Andre forhold som kan tilsi en begrenset utvelgelseskrets er hvorvidt de ulike avdelingene har operert adskilt, om det er snakk om en stor virksomhet og hvilke avtaler som er gjort med de tillitsvalgte.

Fastsettelse av utvelgelseskrets bør drøftes med de ansattes representanter. Det bør kunne dokumenteres i ettertid at dette er gjort og hva man kom frem til. Møtereferater kan utgjøre viktige bevis i en eventuell rettssak, og partene sikrer dokumentasjon på hva som faktisk ble sagt og gjort.

Når utvelgelseskretsen er bestemt, må arbeidsgiver foreta en utvelgelse mellom de ansatte som kan rammes av nedbemanningen. Utvelgelsen må være saklig, og det kan ikke legges vekt på utenforliggende hensyn.

Noen grupper arbeidstakere har et særlig vern mot diskriminering, og vernet gjelder også ved utvelgelsesprosessen ifb. oppsigelse. Dette følger av likestillings- og diskrimineringsloven § 6, som forbyr diskriminering som følge av kjønn, graviditet, permisjon ved fødsel eller adopsjon, omsorgsoppgaver, etnisitet, religion, livssyn, funksjonsnedsettelse, seksuell orientering, kjønnsidentitet, kjønnsuttrykk, alder eller kombinasjoner av disse. Nedbemanningen kan ikke være begrunnet med slike forhold.

Kjernen ved utforming av utvelgelseskriterier og selve utvelgelsen er at den er forsvarlig. Det må ikke tas utenforliggende hensyn eller forekomme usaklig forskjellsbehandling, blant annet må ikke utvelgelsen stride mot diskrimineringsreglene. Såfremt utvelgelsen ligger innenfor disse rammene, har arbeidsgiver adgang til å hensynta en rekke ulike forhold.

Ansiennitet er et sentralt utvelgelseskriterium, og de fleste tariffavtaler regulerer hvordan ansiennitet skal benyttes i en nedbemanningsprosess. Men ansiennitet er ikke det eneste kriterium som utvelgelsen skal basere seg på. Andre saklige hensyn vil være kompetanse, utdannelse, erfaring og personlig egnethet.

Dersom man har lang ansiennitet og høy alder, gjelder det et sterkere stillingsvern enn ellers. Det er sikker rett at en virksomhet ikke kan si opp en arbeidstaker under henvisning til at virksomheten kan få ansatt en bedre kvalifisert arbeidstaker i samme stilling. Dersom det foreligger saklig grunn for å ansette en yngre person, bør det vurderes omplassering av den eldre arbeidstakeren. Vurderingstemaene om det foreligger saklig grunn i slike tilfeller vil blant annet være hvor nødvendig den yngre arbeidstakerens kompetanse og kvalifikasjoner er for bedriften.

Hvorvidt de tillitsvalgte er enige i bedriftens vurderinger er et annet moment som tillegges vekt ved vurdering av sakligheten.

Steg 5: Innkalling til og gjennomføring av drøftelsesmøte (eller møte angående sluttpakke)

Etter at arbeidsgiver har fastsatt hvilken utvelgelseskrets og hvilke utvelgelseskriterier som skal anvendes, må det tas en beslutning om hvilke arbeidstakere som, på grunnlag av vurderingen, skal kalles inn til drøftelsesmøte. Dette er den individuelle drøftelsesplikten som arbeidsgiver har før beslutning om oppsigelse tas.

Innkallingen til drøftelsesmøte bør inneholde informasjon om tema for møtet, herunder at det vurderes oppsigelse og hvorfor det vurderes oppsigelse.

I drøftelsesmøtet har arbeidstaker rett til å la seg bistå av rådgiver/advokat eller tillitsvalgt.

I drøftelsesmøtet skal grunnlaget for oppsigelsen og utvelgelsen av hvem som skal sies opp drøftes. Dersom dette er informert om utførlig tidligere, er det tilstrekkelig med en kort muntlig sammenfatning. Det skal ikke drøftes personlige forhold knyttet til de andre arbeidstakerne. Drøftelsesmøtet skal være en reell mulighet for arbeidstaker til å opplyse om forhold arbeidsgiver bør ta i betraktning ved vurdering av oppsigelse, samt at arbeidstaker gis en mulighet til å korrigere eventuelle feil ved arbeidsgivers vurdering.

Det skal også drøftes hvorvidt det foreligger annet passende arbeid til arbeidstaker.

Det må utarbeides et skriftlig referat fra drøftelsesmøtet.

Steg 6: Endelig beslutning om oppsigelse på grunn av nedbemanning

Etter at de individuelle drøftelsene er gjennomført må arbeidsgiver gjøre en interesseavveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. Rettspraksis viser at det skal svært mye til for at interesseavveiingen skal slå ut i arbeidstakers favør.

Et sentralt moment i vurderingen er hvorvidt tiltakene er nødvendige for å sikre videre drift. Hvis så er tilfelle veier dette tungt i favør av arbeidsgiver.

Den endelige beslutningen til arbeidsgiver om å gå til oppsigelse bør begrunnes skriftlig. Oppsigelse, som fyller lovens formkrav, må deretter sendes til arbeidstaker rekommandert eller overleveres personlig. Arbeidstaker kan kreve å få den skriftlige begrunnelsen i etterkant.

Har du spørsmål om nedbemanning?

Advokatfirmaet Økland har betydelig kompetanse på arbeidsrett. Hvert år bistår vi et betydelig antall virksomheter eller privatpersoner. Send oss en henvendelse ved å fylle ut kontaktskjemaet nedenfor dersom du har spørsmål om nedbemanning.

Kontaktskjema