Utarbeidelse av konkurransegrunnlag (oppdragsgiversiden)

Et godt og gjennomarbeidet konkurransegrunnlag er den viktigste forutsetningen for en vellykket anskaffelsesprosess.

Kontaktpersoner

Konkurransegrunnlaget legger rammene for prosessen og er avgjørende for å sikre at både oppdragsgiver og leverandører opplever forutsigbarhet og likebehandling. 

Konkurransegrunnlaget definerer de grunnleggende kravene, vilkårene og prosedyrene som skal gjelde for anskaffelsen. Dokumentene som inngår i konkurransegrunnlaget skal sikre åpenhet, likebehandling og konkurranse, samt en forutsigbar og etterprøvbar prosess. 

Hva skal konkurransegrunnlaget inneholde? 

Konkurransegrunnlaget skal som et minimum inneholde:

  • En overordnet beskrivelse av anskaffelsen.
    • Det skal angis hva som skal anskaffes.
  • Kvalifikasjonskrav. 
    • Det skal angis hvilke krav som stilles til leverandøren (kvalifikasjonskrav).
  • Kravspesifikasjon
    • Det skal angis hvilke krav og spesifikasjoner som stilles til den tilbudte ytelsen.
  • Tildelingskriterier:
    • Det skal angis hvordan tilbudene vil bli evaluert og vurdert. 
    • Vektingen av de ulike kriteriene skal angis. 
    • Miljø skal som hovedregel vektes med minst 30 %.
  • Tidsfrister:
    • Det skal angis en klar tidsfrist for innlevering av tilbud. Det bør også oppstilles en frist for å stille spørsmål til konkurransegrunnlaget. 
    • Det bør også informeres om planlagte frister for evaluering og kontraktstildeling, selv om disse fristene ikke er bindende.
  • Kontraktsvilkår:
    • Kontraktsutkastet bør inngå som en del av konkurransegrunnlaget. Her fremgår vilkårene for selve leveransen, bl.a. leveransefrister, garantier, betalingsvilkår etc. 
  • Kommunikasjon
    • Det bør angis hvordan kommunikasjon mellom oppdragsgiver og leverandører skal foregå. 

Hvordan kan utarbeidelsen av konkurransegrunnlaget legges opp? 

I utarbeidelsen av et konkurransegrunnlag kan det være nyttig å følge en viss struktur:

  • Planlegging:
    • Legg en tydelig plan for anskaffelsesprosessen, inkludert tidsramme og interne ressurser. 
  • Forstudie
    • Identifiser behovet for anskaffelsen og gjør en grundig forstudie for å klargjøre hvilke krav som bør stilles. 
    • Synspunkter fra relevante parter, bl.a. brukere, bør innhentes. 
  • Markedsundersøkelse:
    • Vurder om det er behov for en markedsundersøkelse for å få et bedre bilde av tilgjengelige produkter/tjenester og leverandørmarkedet. 
  • Utarbeidelsen av selve konkurransegrunnlaget:
    • Pass på at grunnlaget utarbeides med tilstrekkelig presisjon og tydelig.
    • Still samtidig ikke strengere krav enn du må. 
    • Involver brukerne av produktet/tjenesten. 
    • Få en juridisk gjennomgang av grunnlaget. 
  • Kunngjøring:
    • Kunngjør anskaffelsen i relevant kanal, enten Doffin eller TED. 

Har du behov for juridisk bistand? 

Advokatfirmaet Økland har betydelig kompetanse innenfor offentlige anskaffelser og vi bistår på alle trinn i prosessen. Vår erfaring er at det å legge ressurser i et godt konkurransegrunnlag reduserer risikoen for klager senere i prosessen. Ønsker du som oppdragsgiver bistand til utarbeidelse av konkurransegrunnlag? Ta kontakt ved å fylle ut kontaktskjemaet nedenfor. 

Kontaktskjema