Påbud om hjemmekontor – Arbeidsgivers plikter og ansvar

Lillestrøm og Lørenskog følger Oslo med påbud om bruk av hjemmekontor

Byrådet i Oslo har vedtatt påbud om hjemmekontor på arbeidsplasser i Oslo kommune. Påbudet trådte i kraft 29. oktober kl.1200. Av Forskrift om forebygging av koronasmitte, Oslo § 5 fremgår:

«Arbeidsgivere skal sørge for at ansatte jobber hjemmefra så langt det er praktisk mulig. Arbeidsgivere skal kunne dokumentere at beskjed om hvordan dette skal gjennomføres i virksomheten er gitt ansatte.

      For øvrig gjelder nasjonale regler og retningslinjer om smittevern på arbeidsplasser, i møter, og på kurs, seminarer o.l.» (vår uthev.)

Regelverket gjelder for arbeidsgivere med tilholdssted i Oslo kommune. Byrådet begrunner innstramningene med dagens kunnskap om de viktigste smittekildene. Blant disse fremheves smitte på arbeidsplassen og ved reiser. Hjemmekontor anses som et viktig tiltak for å begrense mobiliteten i samfunnet, og redusere bruk av kollektivtrafikk.

Tilsvarende påbud om hjemmekontor er nå innført i Lillestrøm og Lørenskog kommune. I tillegg har enkelte andre kommuner vedtatt lokale forskrifter om hjemmekontor og møtevirksomhet. Ingen av disse går imidlertid så langt som Oslo, Lillestrøm og Lørenskog.

Vi vil nedenfor kort redegjøre for koronaforskriftene slik kommunene ser det. Vær imidlertid klar over at koronaforskriften reiser spørsmål om hvor inngripende tiltak som kan rettes mot den enkelte. Dette såkalte «hjemmelsspørsmålet» drøftes ikke.

Vurderingen av hva som er «praktisk mulig»

Bestemmelsene om hjemmekontor retter seg mot arbeidsgiver. Det er nå arbeidsgivers plikt å vurdere hva som er «praktisk mulig» å få utført av arbeid på den respektive arbeidstakers «hjemmekontor».

Ved vurderingen av om det er «praktisk mulig» for arbeidstaker å jobbe hjemmefra må både arbeidstakers hjemmeforhold og arbeidsoppgaver vurderes konkret.

Hvilke undersøkelser arbeidsgiver må gjennomføre på arbeidstakers bopel sies det lite om. Ifølge Oslo kommune må imidlertid både arbeidsgiver og arbeidstaker akseptere at hjemmekontor er upraktisk og mindre optimalt. Terskelen for å kunne jobbe på arbeidsstedet er derfor nå etter ordlyden i forskriften svært høy. Det må forventes at også Lillestrøm og Lørenskog kommune forholder seg til denne forståelsen.

Arbeidsgiver må gå i dialog med den enkelte arbeidstaker. Det vil være store individuelle forskjeller i hva ulike arbeidstakere anser som akseptable arbeidsforhold på hjemmekontoret, uten å være i risiko for å pådra seg plager eller oppleve forverring av eksisterende plager.

Ved lengre perioder med hjemmekontor minnes også om Forskrift om arbeid som utføres i arbeidstakers hjem. Forskriften oppstiller krav til arbeidsmiljøet, og det stilles også krav om at arbeidstaker medvirker til gjennomføring av tiltak for å skape et sunt og trygt arbeidsmiljø jf. § 3. Forskriften gjelder imidlertid ikke «kortvarig eller tilfeldig arbeid» jf. § 1. Hjemmekontorordningen er ment å være midlertidig, og vil foreløpig kunne sees som «kortvarig». Det er derfor arbeidsmiljølovens bestemmelser som gjelder for hjemmekontorsituasjonen.

Dersom det er behov for tilpasninger og tilrettelegging av arbeidsoppgavenes art, vil det kunne bli aktuelt å vurdere hvor langt arbeidsgivers styringsrett her strekker seg.

Kommunen har ennå ikke sagt noe om hvor grundige undersøkelser som må foretas av arbeidsgiver ved denne vurderingen. Uavhengig av hva kommunene måtte mene er det klart at arbeidsgiver må respektere arbeidstakers privatsfære. Undersøkelsene må derfor baseres på dialog og frivillige opplysninger fra arbeidstaker.

Nærmere om arbeidsgivers plikter

Arbeidsgiver plikter å orientere de ansatte om konkrete rutiner og systemer for hjemmekontor i deres virksomhet. Dokumentasjon på melding til arbeidstakerne skal kunne fremvises ved tilsyn fra kommunen. Både e-post til ansatte og intranettsider er tilstrekkelig dokumentasjon ved et tilsyn.

I en tid hvor sosiale aktiviteter er svært begrenset, er det viktig at arbeidsgiver er bevisst på ansvaret etter arbeidsmiljøloven § 3-1, om systematisk HMS-arbeid. Bestemmelsen vil gjøre seg gjeldende også når de ansatte sitter på hjemmekontor. Arbeidsgiver er iht. arbeidsmiljøloven forpliktet til et samarbeid med arbeidstakerne og deres tillitsvalgte om HMS på arbeidsplassen. Særlig relevant i situasjonen vi nå opplever vil det være å ha klarhet i ansvarsfordeling av oppgaver og arbeid knyttet til HMS og arbeid med forebygging og oppfølging av sykefravær. Se her arbeidsmiljøloven § 3-1 annet ledd, bokstav b og f. Tiltak som telefonmøter, videomøter og felles lunsj over ulike medieplattformer kan være gode tiltak for å ivareta arbeidsgivers forpliktelser. Det vil også være hensiktsmessig med en tettere individuell oppfølging av arbeidstakernes oppgaver og fremdrift, for å få tilstrekkelig informasjon om arbeidsforholdene og eventuelle utfordringer.

I tillegg til arbeidsmiljølovens regler om HMS må arbeidsgiver være oppmerksom på arbeidsmiljøloven kapittel 4, om krav til arbeidsmiljøet. Av arbeidsmiljøloven § 4-3 (2) fremgår at:

«… arbeidet skal søkes utformet slik at det gir mulighet for kontakt og kommunikasjon med andre arbeidstakere i virksomheten.»

I forarbeidene til arbeidsmiljøloven § 4-3 (2) er det fremhevet at bestemmelsen skal forebygge isolasjon. Blir hjemmekontorsituasjonen av lengre varighet vil hensynet til isolasjon måtte vurderes mot det «praktisk mulige» i koronaforskriftene. Sagt med andre ord, en arbeidstaker kan ikke isoleres så lenge at det medfører fare for brudd på plikten i arbeidsmiljøloven § 4-3 (2). Hvordan de to regelsettene skal harmoneres vil kunne by på utfordringer og må vurderes konkret.

Arbeidsgiver plikter å sørge for nødvendig utstyr slik at arbeidstaker kan jobbe på hjemmekontor. Her kan det være særlige hensyn knyttet til arbeidstakere med nedsatt funksjonsevne jf. arbeidsmiljøloven § 4-1 femte ledd. Arbeidsmiljøloven § 4-4 krever også at det fysiske arbeidsmiljøet, herunder bl.a. «inneklima, lysforhold, støy, stråling o.l.» skal være fullt forsvarlig. Slike miljøfaktorer vil bli utfordrende å overprøve ved praktisering av hjemmekontor. Det stilles også krav om særlig tilrettelegging for arbeidstakere med redusert arbeidsevne jf. § 4-6.

Det er ikke klargjort hvor langt det forventes at arbeidsgivers tilretteleggingsplikter etter arbeidsmiljøloven strekker seg overfor arbeidstakerne så lenge hjemmekontorordningen er ment å være midlertidig.

Hver virksomhet bør sette opp sine retningslinjer for hjemmekontor med hjemmel i gjeldende smittevernstiltak, for å sikre korrekt etterlevelse av hva som er «praktisk mulig» ved påbudet om hjemmekontor. Det bør foretas vurderinger av øvrige lovkrav knyttet til de ansattes arbeidsforhold som også gjør seg gjeldende ved praktisering av hjemmekontor. Arbeidsgiver bør kunne dokumentere sine vurderinger.

Konsekvenser av brudd på forskriften

Manglende oppfølgning av de lokale koronaforskriftene medfører fare for å bli bøtelagt jf. smittevernloven § 8-1. Bot kan også bli utfallet om arbeidsgiver blir klar over grove pliktbrudd fra arbeidstakere, uten å følge dette opp.

Arbeidsgiverbegrepet ved hjemmekontorpåbud

Koronaforskriftene innebærer at et betydelig ansvar for smittevernstiltak pålegges arbeidsgivere i de kommunene som har lokale forskrifter. Ordlyden i forskriften retter seg kun mot ansatte, dvs. arbeidstakere.

Arbeidsmiljøloven § 1-8 definerer begrepet arbeidstaker som «enhver som utfører arbeid i annens tjeneste».

Et spørsmål som melder seg, er hvordan forpliktelsene etter koronaforskriftene skal ivaretas i virksomheter der sondringen arbeidsgiver/arbeidstaker er flytende. En person som mottar lønn på ordinært vis i eget aksjeselskap vil være å regne som ansatt, og må nå jobbe på hjemmekontor så langt det er praktisk mulig. På den annen side vil personer i enkeltpersonsforetak kunne jobbe fra sitt kontorsted på vanlig måte. Det samme kan deltakere i selskaper som faller inn under selskapsloven, slik som ANS og DA.