Utarbeidelse og inngivelse av tilbud til offentlige oppdragsgivere
Å lage et godt og nøyaktig tilbud er viktig både for å unngå avvisning og forhåpentligvis få høyeste poengscore og bli tildelt kontrakten.
Kontaktpersoner
Start arbeidet i tide
Arbeidet med tilbudet bør starte så snart konkurransen er utlyst.
Forstå kravene som stilles
For å lage et godt tilbud er det avgjørende å forstå hvilke krav oppdragsgiver stiller – både til deg som leverandør og til produktet/tjenesten som skal kjøpes. Dersom noe i konkurransegrunnlaget er uklart, bør du stille spørsmål til oppdragsgiver.
- Les mer om: Spørsmål til oppdragsgiver.
Gjør en skikkelig analyse av at tilbudet oppfyller alle krav, og at du som leverandør oppfyller alle kvalifikasjonskravene. Oppfyller du ikke minstekravene, er det bortkastede ressurser å delta i konkurransen.
Klart og tydelig språk
Et klart og tydelig tilbud gir mindre grunn til misforståelser. Skriver du uklart, kanskje for å ha større spillerom senere, er risikoen stor for at oppdragsgiver mener tilbudet inneholder uklarheter og forbehold som kan eller må lede til avvisning. Forbehold til konkurransegrunnlaget bør unngås så langt det er mulig.
Tilbudet må omfatte alle krav
Sørg for at tilbudet svarer på alle krav som oppdragsgiver har stilt. Et manglende svar på selv en liten detalj kan føre til at tilbudet blir avvist. Det er derfor lurt å gå gjennom hvert krav i konkurransegrunnlaget og sjekke at det er tydelig besvart i tilbudet.
Dokumentasjon av erfaring fra lignende prosjekter og referanser
Mange oppdragsgivere oppstiller som kvalifikasjonskrav at tilbyderen har erfaring fra tilsvarende leverandører. Her er det viktig å velge referanseprosjekter som er mest mulig tilsvarende det som nå skal anskaffes, både med hensyn til art, omfang og varighet.
Fremhev gode egenskaper i eget tilbud
Sørg for at du får frem det som kvalitetsmessig kan skille deg fra andre tilbydere. Dette kan f.eks. være innovative tilnærminger, en sterk miljøprofil eller effektivisering som reduserer prisen.
Skriv så kort som mulig og sørg for god struktur i tilbudet
Et grundig og presist tilbud vil være lettere for oppdragsgiver å evaluere enn et tilbud med veldig mye tekst og en uklar struktur. Behandler du et krav flere steder, er det lurt å ha med kryssreferanser i alle relevante punkter.
Vær tydelig i angivelsen av priser
Sørg for at det klart og tydelig fremgår hvilke priser du tilbyr. Unngå skjulte kostnader eller uklarheter som kan føre til misforståelser. Oppdragsgiver skal normalt prise forbehold og uklarheter, og dette kan da lede til en høyere evalueringspris enn reelt.
Kvalitetssikring
Før tilbudet innleveres, er det lurt å gjøre en ekstra gjennomgang av at alle krav er besvart, at alle vedlegg er med etc. Det er også lurt å sjekke en ekstra gang om oppdragsgiver har stilt særlige krav til inngivelsen av tilbudet, f.eks. hvordan dokumentene skal settes opp og organiseres. Da reduserer du risikoen for avvisning, samt gjør det lett for oppdragsgiver å evaluere og poengsette tilbudet ditt.
Har du behov for juridisk bistand?
Advokatfirmaet Økland har betydelig kompetanse innenfor offentlige anskaffelser og vi bistår på alle trinn i prosessen. Vår erfaring er at det ofte kan være nyttig med eksterne øyne på tilbudet før det inngis. Ønsker du hjelp til å vurdere hvordan tilbudet bør utformes eller en sjekk av at alt som skal med er på plass? Ta kontakt ved å fylle ut kontaktskjemaet nedenfor.
