Fjellvettregler for offentlige anskaffelser

1. Planlegg prosessen og meld fra hva du gjør.

Umiddelbart etter utlysning av en anskaffelse, skaff deg oversikt over oppdragsgivers plan og planlegg egen intern prosess. Sørg for å ha nok informasjon om oppdragsgiver og deres behov. Lytt til erfarne medarbeidere og sørg for å ha kunnskap og ferdigheter som kreves for den aktuelle konkurransen. Lag avtaler for oppfølging av milepæler.

2. Tilpass prosessen etter forholdene og egen kompetanse.

Gjør løpende vurderinger av situasjonen og tilpass planene dine. Vis respekt for konkurransegrunnlagets krav! Å forberede et tilbud sammen med kollegaer gir økt sikkerhet. Gjør du jobben alene, vær ekstra varsom. Ikke legg ut på store anskaffelser uten erfaring, du må være i stand til å få hele prosessen i havn. Sørg for at eget team har en kultur for åpen og direkte kommunikasjon.

3. Ta hensyn til oppdatert informasjon fra oppdragsgiver.

Bruk alltid Q&A-prosessen aktivt. Still relevante spørsmål i god tid før fristen, og sett deg inn i hva øvrige publiserte spørsmål og svar kan bety for deg i det tilbudet du skal lage. Benytt deg av all relevant informasjon i konkurransegrunnlaget.

4. Vær forberedt på endringer og utfordringer, selv i enkle anskaffelser.

Sørg for tilstrekkelige ressurser og nødvendig kompetanse for alle sider av anskaffelsen. Husk at det kan oppstå endringer underveis. Tilgang til ekstra ressurser kan hjelpe deg, dersom du bruker mer tid enn planlagt eller må vente på hjelp.

5. Ha tilstrekkelige ressurser og gode nok rutiner til å hjelpe deg selv og resten av teamet.

Elektronisk inngivelse av tilbud er nå en forutsetning. Til alle anskaffelser trenger du derfor elektroniske løsninger, bl.a. tilgang til det konkurransegjennomføringsverktøyet oppdragsgiver bruker. Back-up av tilbudsdokumenter underveis kan redde tilbudet. Dokumentér hva du gjør underveis og sørg for å ha kontroll på ulike dokumentversjoner, det gjør at teamet lettere kan hjelpe hverandre. Organiser tilbudet smart!

6. Ta trygge veivalg. Gjenkjenn potensielle utfordringer og fallgruver.

Bevisste og gode veivalg er viktig for å unngå mangler ved tilbudet. Selv om et konkurransegrunnlag kan virke tilforlatelig, les det grundig og besvar alle krav. Unngå forbehold om du kan. Hvis forbehold er nødvendig, tenk på hvordan det bør beskrives/prises.

7. Bruk konkurransegrunnlaget aktivt. Vit alltid hvor du er.

Umiddelbart etter utlysning, få kontroll på hvilken del av anskaffelsesregelverket som gjelder. Sørg for å ha oversikt over alle frister! Vis i tilbudet hvilke krav som besvares hvor.

8. Vend i tide, det er ingen skam å snu.

Revurder planen fortløpende, og velg eventuelt plan B før det er for sent. Har konkurransen endret seg slik at tilbudet må tilpasses? Bør det likevel ikke leveres tilbud?

9. Bruk ressursene fornuftig og søk hjelp om nødvendig.

Pass på at alle i teamet er med hele veien. Husk å gjøre opp status underveis. Om ulykken er ute, ring oss! Men vent ikke med å søke hjelp til det er for sent. Det er mer ressurskrevende (og vanskeligere) å omgjøre beslutninger enn å håndtere utfordringer underveis.

Husk! Du kan ringe oss på ethvert trinn i prosessen, vi er med deg på hele turen!